Home » Obsługa zapotrzebowań

e-Zapotrzebowania – firmowe zakupy pod kontrolą

e-Zapotrzebowania to aplikacja do zautomatyzowanej obsługi zapotrzebowań zakupowych pracowników. Aplikacja pozwala na pełną obsługę zapotrzebowania od momentu wnioskowania o zakup, przez dowolną ścieżkę akceptacji wniosku po rozliczenie zakupu.

Aplikacja e-Zamówienia bazuje na technologiach Microsoft 365 oraz Power Platform, dzięki czemu firmy korzystające już z planów biznesowych MS365 mogą wykorzystywać istniejące licencje do pracy w aplikacji.

Główne funkcjonalności

Składanie zapotrzebowań zakupowych

W ramach dedykowanego formularza pracownicy mogą składać zapotrzebowania rejestrując wszystkie niezbędne dane do obsługi zamówienia – np. kategoria zamówienia, projekt/budżet, którego dotyczy zapotrzebowanie, pozycje zamówienia, wartość w różnych walutach, właściciel/opiekun zamówienia, termin realizacji itp. Dzięki integracji z systemami wewnętrznymi istnieje możliwość przyspieszenia procesu wnioskowania – np. wybór pozycji zapotrzebowania z bazy dostępnych pozycji danego typu zapotrzebowania.

Komunikacja zamawiającego z jednostkami akceptującymi

Osoba składająca zamówienie dzięki wewnętrznemu modułowi komunikacji może skonsultować np. z przełożonym czy działem rozliczeń/księgowości zakres niezbędnych informacji, opisów zamówienia itp.

Akceptacja zapotrzebowań

Aplikacja umożliwia uruchomienie dowolnej liczby ścieżek akceptacji zapotrzebowań z obsługą wielu poziomów akceptacji w zależności od rodzaju lub/i wartości zakupu. Aplikacja przechowuje pełną historię akceptacji zamówień wraz z numerami PO (Purchase Order) oraz wszystkimi operacjami i dokumentami powiązanymi z zamówieniami. W ramach akceptacji wykorzystywane są powiadomienia oraz mechanizm zastępstw, dzięki czemu zapotrzebowania mogą być płynnie obsługiwane bez względu na aktualną dostępność poszczególnych osób.

Rozliczanie zakupów

Aplikacja e-Zapotrzebowania może być rozszerzona o aplikację e-Faktury, dzięki czemu zaakceptowane zamówienia umożliwiają poprzez nr PO (Purchase Order) automatyzację rozliczania i księgowania faktur kosztowych dotyczących danego zakupu.

Przejrzyste raportowanie kluczowych informacji

Wszystkie kluczowe informacje dotyczące zapotrzebowań mogą być wizualizowane są w formie czytelnych raportów.
Przykładowe raporty to:

liczba zapotrzebowań na poszczególnych etapach obsługi,
liczba zapotrzebowań w czasie,
kategorie/rodzaje zapotrzebowań, rozkład zapotrzebowań wg pracowników, pozycji zamówień, projektów itp.

Historia akceptacji

System przechowuje historię wszystkich działań związanych z danym zamówieniem wraz z plikami będącymi częścią zamówienia. W ramach historii mogą być rejestrowane akceptacje i odrzucenia zamówień wraz z ich opcjonalnymi komentarzami.

Poznaj korzyści płynące z wdrożenia e-Faktury!

Stała kontrola budżetów

Aplikacja e-Zapotrzebowania na bieżąco weryfikuje wartość zamówienia z monitorowanym budżetem danej kategorii zakupu. W przypadku osiągnięcia ustawionych limitów budżetowych system informuje o tym składającego zamówienia lub/i jednostkę akceptującą.

Szybka i skuteczna realizacja zapotrzebowań pracowników

Dzięki automatyzacji procesu składania i akceptacji zapotrzebowań oraz monitorowaniu budżetu przez aplikację cały proces od potrzeby zakupu, przez obsługę zamówienia po jego rozliczenie jest zdecydowanie szybszy i przyjaźniejszy dla wszystkich uczestników procesu niż proces obsługiwany manualnie.

Automatyczne rozliczanie faktur kosztowych

Dzięki zintegrowaniu aplikacji e-Zapotrzebowania z aplikacją e-Faktury oraz numerowi PO zaakceptowanego zapotrzebowania, proces akceptacji i rozliczenia faktur kosztowych zawierających dany numer PO może być realizowany w pełni automatycznie.

Frequently Asked Questions

Czym aplikacja e-Zamówienia wyróżnia się na tle innych rozwiązań dostępnych na rynku?

Aplikacja bazuje na technologiach niskokodowych (tzw. low-code) Microsoft, dzięki czemu może być szybko wdrożona i szybko dostosowywana do zmieniających się wymagań czy regulacji – też przez przeszkolonych użytkowników wewnętrznych w firmie.
Dla firm, które korzystają już ze środowiska Microsoft aplikacja będzie naturalną częścią tego środowiska, co zdecydowania ułatwia adaptację rozwiązania w firmie.
Aplikacja e-Zapotrzebowania naturalnie uzupełnia się z aplikację e-Faktury zapewniając tym samym pełny proces obsługi i kontroli zapotrzebowań oraz ich kosztów.

Jak szybko wdrażana jest aplikacja e-Zapotrzebowania?

Aplikacja e-Zapotrzebowania budowana i konfigurowana jest w oparciu o technologię niskokodową (tzw. low-code) dostępną w ramach narzędzi Microsoft 365 i Power Platform, dzięki czemu czas wdrożenia jest o wiele szybszy niż w przypadku budowania aplikacji metodą tradycyjną (poprzez kodowanie). Średni czas wdrożenia to tylko 2,5 miesiąca.

Jaki jest koszt wdrożenia aplikacji?

Koszt wdrożenia aplikacji e-Zamówienia uzależniony jest od kilku czynników – m.in. od złożoności poszczególnych etapów procesu, złożoności matrycy akceptacji czy zakresu integracji. Zazwyczaj oscyluje od kilkudziesięciu tysięcy złotych do 150 tyś. zł. Zapraszamy do bezpłatnej wyceny aplikacji dla Państwa.

Czy w ramach wdrożenia można wykorzystać obecne w firmie licencje Microsoft 365 lub/i Power Platform?

W zdecydowanej większości przypadków tak, dzięki czemu koszt utrzymania aplikacji może być niższy niż w przypadku rozwiązań opartych o zewnętrzne licencje. Ostateczne potwierdzenie możliwe jest po zapoznaniu się Państwa wymaganiami w zakresie procesu oraz rodzajem aktywnych licencji.