e-Umowy – aplikacja do obsługi umów
e-Umowy to aplikacja do zautomatyzowanej obsługi umów. Aplikacja pozwala na zarządzanie pełnym cyklem życia umowy od etapu jej przygotowania przez opiniowanie, akceptacje, elektroniczne podpisanie i e-archiwację po zarządzanie zadaniami związanymi z umową.
Aplikacja e-Umowy bazuje na technologiach Microsoft 365 oraz Power Platform, dzięki czemu firmy korzystające już z planów biznesowych MS365 mogą wykorzystywać istniejące licencje do pracy w aplikacji.
W ramach aplikacji może być wykorzystana dowolna usługa e-podpisu.
Główne funkcjonalności
Szybsze przygotowywanie umów dzięki szablonom
W ramach aplikacji mogą być utworzone szablony najczęściej wykorzystywanych dokumentów, dzięki czemu czas przygotowywania i personalizowania umów czy aneksów może być znacząco skrócony – w szczególności transakcji masowych.
Automatyczne wypełnienie dokumentów potrzebnymi danymi
Aplikacja może zostać zintegrowana z systemami i usługami, które przechowują informacje niezbędne w umowach jak np. dane kontrahentów, dane transakcji, dzięki czemu proces tworzenia dokumentów jest szybszy, a ryzyko błędu minimalizowane.
Dowolne ścieżki opiniowania i akceptacji
W ramach aplikacji mogą być wdrożone różne procesy akceptacji w zależności od typu dokumentu. Procesy akceptacji mogą mieć zdefiniowane sekwencje akceptacji.
Elektroniczne podpisywanie dokumentów
Zaakceptowane wersje dokumentów mogą być automatycznie przesłane do elektronicznego podpisania przez wszystkie wymagane osoby z wewnątrz i zewnątrz organizacji. Moduł umożliwia skonfigurowanie sekwencji składania podpisów oraz rodzaju wymaganych podpisów (zwykłe podpisy elektroniczne, zaawansowane, kwalifikowane czy odręczne podpisy elektroniczne – z biometrią lub bez).
Bezpieczne e-archiwum i szybkie wyszukiwanie dokumentów
Wszystkie dokumenty archiwizowane są elektronicznie w dedykowanym repozytorium dokumentów, które może być przeszukiwane wg. ustalonych parametrów – metadanych jak np. typ dokumentu, data akceptacji czy podpisania lub pełnotekstowo po dowolnym fragmencie poszukiwanej frazy.
Automatyczne przypomnienia o zadaniach
Aplikacja może automatycznie przypominać o ważnych zadaniach związanymi z obsługą danego dokumentu – np. o potrzebie dokonania indeksacji cen, weryfikacji wykonalności postanowień umowy, odnowieniu czy ew. wypowiedzeniu umowy.
Pełna kontrola nad dokumentami i historią zdarzeń
System przechowuje historię wszystkich działań związanych z danym dokumentem od momentu jego utworzenia, przez wszystkie akceptacje, e-podpisanie po zadania realizowane z dokumentem, dzięki czemu osoby nadzorujące proces mają pełną kontrolę nad przepływem informacji.
Przejrzyste raportowanie kluczowych informacji
Wszystkie kluczowe informacje dotyczące umów mogą być wizualizowane są w formie czytelnych raportów dostępnych w ramach Microsoft Power BI. Przykładowe raporty to: liczba umów w czasie, rodzaje umów, liczba umów na poszczególnych etapach obsługi, rozkład umów wg kontrahentów, rodzajów transakcji itp.
Poznaj korzyści płynące z wdrożenia e-Umowy
Oszczędność czasu i kosztów obsługi umów
Minimalizacja ryzyka opóźnień
Bezpieczeństwo dokumentów i podpisujących
Aplikacja e-Umowy zapewnia bezpieczeństwo zarówno danych i dokumentów przetwarzanych w ramach procesu jak i bezpieczeństwo osób podpisujących – aplikacja dba o zbierania akceptacji wszystkich niezbędnych osób oraz sekwencję podpisywania dokumentów. Do danego dokumentu oraz procesu e-podpisywania mają dostęp tylko osoby uprawnione.
Pozytywne doświadczenia użytkowników
Frequently Asked Questions
Aplikacja bazuje na technologiach niskokodowych (tzw. low-code) Microsoft, dzięki czemu może być szybko wdrożona i szybko dostosowywana do zmieniających się wymagań czy regulacji – też przez przeszkolonych użytkowników wewnętrznych w firmie.
Dla firm, które korzystają już ze środowiska Microsoft aplikacja będzie naturalną częścią tego środowiska, co zdecydowania ułatwia adaptację rozwiązania w firmie.
Dzięki stałym aktualizacjom Microsoft aplikacja zapewnia dostęp do najnowszych technologii Microsoft, dzięki czemu aplikacja jest stale nowoczesna.
W ramach aplikacji e-Umowy można wykorzystać większość dostępnych na rynku usług e-podpisu, które udostępniają API do integracji. W ramach wdrożenia możemy też zarekomendować któregoś naszych partnerów od e-podpisu.
Aplikacja e-Umowy budowana i konfigurowana jest w oparciu o technologię niskokodową (tzw. low-code) dostępną w ramach narzędzi Microsoft 365 i Power Platform, dzięki czemu czas wdrożenia jest o wiele szybszy niż w przypadku budowania aplikacji metodą tradycyjną (poprzez kodowanie). Średni czas wdrożenia to tylko 2,5 miesiąca.
Koszt wdrożenia aplikacji e-Umowy uzależniony jest od kilku czynników – m.in. od złożoności poszczególnych etapów procesu, złożoności matrycy akceptacji czy zakres integracji. Zazwyczaj oscyluje od kilkudziesięciu tysięcy złotych do 150 tyś. zł. Zapraszamy do bezpłatnej wyceny aplikacji dla Państwa.
W zdecydowanej większości przypadków tak, dzięki czemu koszt utrzymania aplikacji może być niższy niż w przypadku rozwiązań opartych o zewnętrzne licencje. Ostateczne potwierdzenie możliwe jest po zapoznaniu się Państwa wymaganiami w zakresie procesu oraz rodzajem aktywnych licencji.
W aplikacji e-Umowy może być udostępniony każdy rodzaj e-podpisu – „zwykły” podpis elektroniczny, zaawansowany oraz kwalifikowany podpis elektroniczny. W ramach wdrożenia pomagamy dobrać odpowiedni rodzaj e-podpisu biorąc pod uwagę m.in. wymogi prawne danego rodzaju transakcji oraz dostępność/popularność danego rodzaju e-podpisu wśród podpisujących.
