e-Faktury - obsługa faktur kosztowych nigdy nie była prostsza!
e-Faktury to aplikacja do zautomatyzowanej obsługi faktur kosztowych. Aplikacja pozwala na pełną obsługę faktury od momentu jej rejestracji, przez dowolną ścieżkę akceptacji po księgowanie i raportowanie.
W ramach wdrożenia aplikacji zapewniamy integrację z istniejącym w firmie systemem finansowo-księgowym czy ERP oraz z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur, który będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku). Pomagamy również w opracowaniu potrzebnych raportów.
Aplikacja e-Faktury bazuje na technologiach Microsoft 365 oraz Power Platform, dzięki czemu w firmach korzystających już z planów biznesowych MS365 istnieje możliwość wykorzystania istniejących w firmie licencji do pracy w aplikacji.
Główne funkcjonalności
Rejestracja faktur ze wszystkich źródeł
Aplikacja umożliwia obsługę wszystkich kanałów rejestracji faktury:
- e-mail,
- foldery,
- OCR,
- KSeF,
- manualnie
Faktura po dotarciu do organizacji poprzez e-mail lub na dedykowany folder może być automatycznie zarejestrowana wraz ze wszystkimi dostępnymi parametrami faktury. Wykorzystywany jest do tego mechanizm OCR lub integracja poprzez numer zamówienia (nr PO) z systemem akceptacji zapotrzebowań zakupowych jak np. aplikacja eZamówienia. System porównuje dane, a ewentualne rozbieżności monituje np. do właściciela zamówienia.
Dzięki integracji z systemami księgowymi/ ERP dane kontrahentów zaciągane są automatycznie z danego systemu.
Przejrzyste raportowanie kluczowych informacji
Wszystkie kluczowe informacje dotyczące faktur mogą być wizualizowane są w formie czytelnych raportów dostępnych w ramach Microsoft Power BI. Przykładowe raporty to:
- liczba faktur na poszczególnych etapach obsługi,
- liczba faktur w czasie,
- rodzaje faktur,
- rozkład faktur wg kontrahentów, projektów itp.
Automatyczne przekazywanie faktur do księgowania
Faktura po akceptacji może być automatycznie przekazana do systemu finansowego/ ERP do zaksięgowania – np. do SAP, Microsoft Dynamics 365 czy innych systemów online lub lokalnych. W ramach wdrożenia zapewniamy odpowiedni zakres integracji.
Akceptacja faktur zgodnie z firmowymi regułami
Aplikacja e-Faktury posiada wbudowany mechanizm akceptacji, który może być wielopoziomowy i wielowymiarowy (tzw. matryce akceptacji). Ścieżki akceptacyjne mogą być powiązane ze strukturą organizacyjną, kwotami faktur, projektami, MPK-ami itp. Aplikacja może również w tym zakresie integrować się z zewnętrznymi systemami dostarczającymi ścieżki akceptacji.
W czasie akceptacji faktury dostępny jest wygodny podgląd faktury i wszystkich jej załączników.
W ramach akceptacji wykorzystywane są powiadomienia oraz mechanizm zastępstw, dzięki czemu faktury mogą być płynnie obsługiwane bez względu na aktualną dostępność poszczególnych osób.
Jak wdrażamy aplikację e-Faktury?
Poznaj korzyści płynące z wdrożenia e-Faktury
Zwiększona efektywność i przejrzystość procesu
Dzięki elektronicznemu obiegowi faktur faktury mogą być łatwo śledzone, a wszelkie opóźnienia czy błędy mogą być szybko zidentyfikowane i naprawione. Ponadto, aplikacja e-Faktury oferuje narzędzia do automatycznego analizowania danych, co umożliwia lepsze zarządzanie finansami firmy.
Oszczędność czasu oraz kosztów obsługi faktur
Wdrożenie aplikacji e-Faktury eliminuje ręczne przetwarzania faktur. Wszystkie operacje są zautomatyzowane, co pozwala zaoszczędzić czas pracowników i ograniczyć koszty związane z czasem oraz logistyką dokumentów. Dodatkowo, proces elektroniczny ułatwia prowadzenie audytów i kontroli, gdyż wszystkie dane są zgromadzone w jednym miejscu i mogą być łatwo dostępne na żądanie.
Zgodność z przepisami i bezpieczeństwo danych
Aplikacja e-Faktury zapewnia zgodność z przepisami prawnymi dotyczącymi obsługi faktur, KSeF i przechowywania dokumentów. Ponadto, aplikacja jest zabezpieczona przed nieautoryzowanym dostępem, co zwiększa bezpieczeństwo danych firmy.
Frequently Asked Questions
Aplikacja bazuje na technologiach niskokodowych (tzw. low-code) Microsoft, dzięki czemu może być szybko wdrożona i szybko dostosowywana do zmieniających się wymagań czy regulacji – też przez przeszkolonych użytkowników wewnętrznych w firmie.
Dla firm, które korzystają już ze środowiska Microsoft aplikacja będzie naturalną częścią tego środowiska, co zdecydowania ułatwia adaptację rozwiązania w firmie.
Dzięki stałym aktualizacjom Microsoft aplikacja zapewnia dostęp do najnowszych technologii Microsoft, dzięki czemu aplikacja jest stale nowoczesna.
Aplikacja e-Faktury budowana i konfigurowana jest w oparciu o technologię niskokodową (tzw. low-code) dostępną w ramach narzędzi Microsoft 365 i Power Platform, dzięki czemu czas wdrożenia jest o wiele szybszy niż w przypadku budowania aplikacji metodą tradycyjną (poprzez kodowanie). Średni czas wdrożenia to tylko 2,5 miesiąca.
Koszt wdrożenia aplikacji e-Faktury uzależniony jest od kilku czynników – m.in. od złożoności poszczególnych etapów procesu, złożoności matrycy akceptacji czy zakres integracji. Zazwyczaj oscyluje od kilkudziesięciu tysięcy złotych do 150 tyś. zł. Zapraszamy do bezpłatnej wyceny aplikacji dla Państwa.
W zdecydowanej większości przypadków tak, dzięki czemu koszt utrzymania aplikacji może być niższy niż w przypadku rozwiązań opartych o zewnętrzne licencje. Ostateczne potwierdzenie możliwe jest po zapoznaniu się Państwa wymaganiami w zakresie procesu oraz rodzajem aktywnych licencji.
Tak. Aplikacja e-Faktury jest już zintegrowana z obecnie dostępnym schematem KSeF. Integracja ta zostanie zaktualizowana jak tylko Ministerstwo Finansów udostępni nowy schemat integracyjny.
Do OCR wykorzystywana jest usługa OCR Azure Services. Dzięki wykorzystaniu sieci neuronowych i możliwości „douczania” aplikacji rozpoznawania nowych szablonów faktur, funkcjonalność OCR odznacza się wysokim poziomem rozpoznawalności znaków – nawet polskich znaków pisanych ręcznie.
